Ahmad Abdul Haq

Dosir Kepegawaian adalah himpunan arsip dari seorang pegawai yang disusun secara kronologis dari mulai lamaran sampai dengan pemberhentiannya.

Kata “dosir” sendiri berasal dari istilah Belanda “dossier” yang berarti kumpulan dokumen.

Dosir Kepegawaian untuk Administrasi Kepegawaian pada Unit Kesekretariatan

Dalam buku Panduan Layanan Sumber Daya Manusia yang diterbitkan oleh Sekretariat Ditjen Perbendaharaan disebutkan bahwa dosir kepegawaian dapat dikemas dalam sebuah map atau odner. Kadang-kadang, isi dosir diklasifikasikan menurut kelompok-kelompok, misalnya kelompok surat keputusan, kelompok DP3, dan sebagainya.

Untuk keseragaman, keindahan dan untuk mempermudah dalam proses pencarian, odner dosir pegawai agar diberi label dengan mencantumkan data pegawai seperti nama, NIP, tanggal lahir, t.m.t. CPNS, dan tanggal pensiun, serta ditempeli foto.

Dokumen-dokumen kepegawaian yang harus ada dalam dosir pegawai adalah:

• Keputusan Pengangkatan menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil;
• Keputusan Pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil;
• Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
• Keputusan Kenaikan Pangkat;
• Keputusan Inpassing Gaji;
• Keputusan Pengangkatan/Pembebasan/Mutasi Jabatan;
• Keputusan Pemberhentian dan Pensiun;
• Keputusan Pemberian Uang Tunggu;
• Keputusan Hukuman Disiplin/Surat Peringatan;
• Surat Tanda Lulus Pendidikan Formal (Ijazah);
• Sertifikat Diklat;
• Surat Ijin Tugas Belajar/Surat Ijin Melanjutkan Pendidikan atas Inisiatif Sendiri (AIS);
• Laporan Perkembangan Kuliah/Pendidikan;
• Surat Nikah/Cerai;
• Surat Izin Pernikahan/Perceraian/Melaksanakan Perceraian;
• Surat Kematian Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya;
• Akta Kelahiran Anak;
• KP4 dua tahun terakhir;
• Sumpah/Janji Pegawai Negeri Sipil;
• Sumpah Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan/Menduduki Jabatan dan SPMT;
• Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMMJ);
• DP3 tiga tahun terakhir;
• Tanda Penghargaan (satyalancana karya satya, dll);
• Surat Izin Cuti;
• Surat izin ke luar negeri;
• Keputusan Pengangkatan kembali untuk Cuti di Luar Tanggungan Negara;
• Keputusan Pelimpahan/Pencabutan status Diperbantukan/Dipekerjakan;
• Karpeg, Karis/Karsu, Kartu Taspen;
• Keputusan Peringkat Jabatan/Grading;
• Evaluasi Kinerja;

Selanjutnya, untuk lebih memudahkan kontrol dan keamanan dosir kepegawaian, maka dosir kepegawaian disusun dengan rapi berdasarkan urutan yang diinginkan dan disimpan di ruang tersendiri di dalam lemari yang terkunci. Dosir merupakan bahan atau sumber informasi dan alat pengingat yang bila dibutuhkan dapat disajikan dengan mudah, cepat, dan tepat untuk keperluan organisasi atau pegawai yang bersangkutan. Untuk itu, dosir harus senantiasa tersimpan dalam keadaan benar, lengkap, akurat dan mutakhir.

Dosir Kepegawaian untuk Pembayaran Belanja Pegawai

Dengan dialihkannya pengelolaan administrasi belanja pegawai dari KPPN kepada satker, kewajiban pengelolaan dosir kepegawaian dilanjutkan oleh Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai (PPABP). Selain itu, PPABP juga harus mengelola kartu pengawasan belanja pegawai perorangan masing-masing pegawai secara tertib dan teratur. Dosir kepegawaian yang dikelola oleh PPABP harus dipisahkan dari dosir kepegawaian yang dikelola oleh unit kepegawaian satker tersebut. Dosir kepegawaian beserta kartu pengawasan belanja pegawai perorangan wajib dikirimkan ke satuan kerja baru apabila pegawai yang bersangkutan dipindahkan ke satuan kerja baru.

Dokumen pendukung yang dijadikan sebagai kelengkapan pada dosir kepegawaian yang dikelola PPABP antara lain:

• Nota Persetujuan BKN
• SK Pengangkatan CPNS
• SK Pengangkatan PNS
• SK Kenaikan Pangkat
• Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
• SK Jabatan
• Surat Pernyataan Pelantikan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan
• Surat Keterangan untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga (KP.4) dan lampiran pendukungnya
• Inpassing Gaji
• Keputusan Hukuman
• SK Mutasi dan lampirannya
• Surat Keterangan Penghentian Pembayaran

Kerahasiaan Dosir Kepegawaian

Dosir kepegawaian berisi dokumen dengan informasi sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya. Bila terlihat oleh pihak yang tidak berkepentingan, dikhawatirkan privasi pegawai yang bersangkutan dapat terganggu. Karena itu, dosir kepegawaian seharusnya hanya boleh dibuka oleh petugas kepegawaian atau petugas pembayaran belanja pegawai.

Pegawai yang bersangkutan pun, apabila hendak meminjam dosir, misalnya untuk menyalin dokumen tertentu, harus dengan pengawasan ketat petugas kepegawaian. Dikhawatirkan, pegawai yang bersangkutan akan mengambil dokumen sensitif yang merugikan dirinya, misalnya catatan hukuman. Juga kepada pegawai yang pindah, seharusnya tidak diperkenankan untuk membawa sendiri dosir kepegawaian atas namanya ke tempat kerja yang baru.

Dalam hal dokumen-dokumen kepegawaian dipindai (di-scan) untuk dijadikan berkas komputer, hendaknya tetap dijaga kerahasiaannya, sehingga hanya petugas kepegawaian yang dapat membuka berkas hasil pindaian. Dalam hal berkas komputer dokumen kepegawaian diletakkan dalam shared folder, hendaknya shared foldertersebut diberi kata sandi yang hanya diketahui oleh petugas kepegawaian.

Referensi

• Buku Panduan Layanan Sumber Daya Manusia

Pranala Luar

• http://en.wiktionary.org/wiki/dossier