Ahmad Abdul Haq

Pembinaan dan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah pembinaan dan supervisi yang teratur dan terprogram pada KPPN yang dilaksanakan oleh para pejabat/pegawai dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan dalam rangka menjamin terlaksananya kondisi pelayanan prima kepada masyarakat dan terwujudnya pengelolaan keuangan negara yang profesional, transparan, dan akuntabel. Pembinaan dan supervisi juga dilakukan untuk memberikan motivasi dan mendorong kreativitas kantor pelayanan untuk melakukan penyempurnaan dan meningkatkan kinerja pelayanan yang profesional, efektif, efisien, dan bertanggung jawab.

Pembinaan dan supervisi KPPN dilaksanakan berdasarkan pedoman yang dituangkan dalam Keputusan Dirjen Perbendaharaan tentang Pedoman Pembinaan dan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara. Keputusan Dirjen yang berlaku saat ini adalah Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-261/PB/2016 yang mencabut keputusan sebelumnya, yaitu Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-26/PB/2013. Terbitnya KEP-261/PB/2016 didorong oleh berbagai perubahan proses bisnis dengan pelaksanaan tugas fungsi di KPPN dengan adanya implementasi Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN).

Pendahuluan

Latar Belakang

Transformasi kelembagaan yang sedang digulirkan di Kementerian Keuangan merupakan sebuah agenda besar yang bertujuan mewujudkan sebuah organisasi yang ideal, unggul, terintegrasi, dan berkelas internasional. Organisasi dituntut untuk lebih berorientasi pada proses bisnis yang terintegrasi, berbasis pada teknologi informasi dan sumber daya manusia yang unggul.

Ditjen Perbendaharaan sebagai bagian organisasi di bawah Kementerian Keuangan menindaklanjuti program besar tersebut dengan melaksanakan penajaman fungsi perbendaharaan. Penajaman Fungsi Perbendaharaan meliputi penajaman fungsi pembinaan dan supervisi SDM, kehumasan, dan keterbukaan informasi publik, penajaman fungsi monitoring penyerapan pagu anggaran, penajaman fungsi sebagai pembinaan dan supervisi, koordinasi, dan supervisi pelaksanaan fungsi perbendaharaan. Penajaman fungsi perbendaharaan tersebut menuntut adanya perubahan di organisasi dalam berbagai hal. Perubahan yang signifikan tersebut menuntut perbaikan pada proses bisnis yang dijalankan dan perubahan pola pikir para pihak yang terlibat pada proses bisnis tersebut, baik pengguna langsung dari Kementerian Keuangan (internal) maupun dari kementerian/lembaga (eksternal).

Untuk tercapainya keberhasilan tersebut diperlukan adanya pembinaan dan supervisi KPPN yang dilakukan oleh Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Perubahan proses bisnis juga membawa pengaruh bagi perubahan pada beberapa tugas pokok dan fungsi di KPPN. Selain terkait perubahan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, KPPN juga mengalami perubahan struktur organisasi. Sumber daya manusia dalam setiap organisasi, meskipun sudah melalui tahap seleksi yang baik namun dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya masih selalu menghadapi persoalan yang tidak dapat diselesaikannya sendiri. Begitu pula dalam pelaksanaan di KPPN. Pembinaan dan supervisi terhadap KPPN dibutuhkan dalam memberikan pemahaman dan pengetahuan yang mendalam mengenai tugas dan tanggung jawab pekerjaan pegawai KPPN serta dalam peningkatan kualitas kinerja KPPN.

Adanya perubahan yang selalu dinamis terhadap peraturan di bidang perbendaharaan khususnya terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pelayanan KPPN, diperlukan suatu perubahan yang berkelanjutan dalam rangka meningkatkan pelayanan publik dengan didukung kemampuan SDM KPPN yang berkompeten dan profesional. Untuk dapat selalu mendukung dan mengawal agar pelayanan publik yang dilakukan oleh KPPN tidak lupa diperlukan pembinaan dan supervisi secara berkelanjutan oleh Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Prasyarat

Untuk menjamin terselenggaranya tugas fungsi Kanwil Ditjen Perbendaharaan di bidang Pembinaan dan Supervisi KPPN secara optimal, dibutuhkan beberapa prasyarat dan prakondisi yang harus dipenuhi, antara lain:

1. Organisasi.
   Pembinaan dan Supervisi KPPN dilaksanakan oleh Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN.
2. Sumberdaya manusia.
   Pegawai yang tergabung dalam Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN sekurang-kurangnya memiliki kompetensi/kualifikasi sebagai berikut:
   1. Integritas yang tinggi.
   2. Penguasaan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan terkait tugas fungsi KPPN.
   3. Penguasaan terhadap ketentuan mengenai pedoman penilaian kantor pelayanan percontohan di lingkungan Kementerian Keuangan dan Pengelolaan Kinerja Ditjen Perbendaharaan.
   4. Penguasaan terhadap metode penelitian kualitatif seperti survey, wawancara, penyusunan daftar pertanyaan untuk kuesioner, teknik dan etika komunikasi yang efektif, sekaligus pengolahan data dan pengujian hasil survey.
   5. Pengetahuan dan keterampilan dalam hal teknik komunikasi, konsultasi, asistensi, serta memberikan solusi terhadap permasalahan dalam rangka pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN.
3. Kegiatan.
   Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN menyelenggarakan kegiatan antara lain:
   1. Pembinaan dan supervisi lapangan dalam rangka mengetahui pelaksanaan proses bisnis KPPN selaku Kuasa BUN di Daerah, kepatuhan pelaksanaan SOP dan peraturan yang berlaku serta dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan untuk penilaian kinerja KPPN.
   2. Survey kepada pegawai KPPN terhadap kepuasan dukungan operasional KPPN.
   3. Rapat internal Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN dalam rangka pembahasan dan penyusunan Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN.
   4. Rapat pembahasan Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN bersama Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan guna penyusunan Laporan Penilaian Kinerja KPPN lingkup Kanwil Ditjen Perbendaharaan.
4. Anggaran.
   Pengalokasian anggaran untuk kegiatan pembinaan dan supervisi KPPN digunakan untuk biaya perjalanan dinas Tim Pembinaan dan Supervisi dan biaya penyelenggaraan.
5. Prasarana.
   Prasarana yang dibutuhkan guna mendukung pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN, antara lain meliputi ATK, laptop, printer, alat perekam suara, kamera digital, checklist pembinaan dan supervisi KPPN, data terkait kinerja KPPN sebagai BUN, formulir/aplikasi Survey IKM, dll.

Unsur-unsur Pembinaan dan Supervisi

Unsur-unsur pembinaan dan supervisi KPPN meliputi:

1. Pelaksanaan Tugas Kuasa BUN:
   1. Penatausahaan Pengeluaran Negara
   2. Penatausahaan Rekening dan Penerimaan Negara
   3. Verifikasi Akuntansi
2. Pelayanan Perbendaharaan:
   1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
   2. Indeks Kepuasan Pengguna Layanan
3. Kinerja dan Tata Kelola:
   1. Kinerja Organisasi
   2. Manajemen SDM
   3. Manajemen Keuangan
   4. Tata Usaha dan Rumah Tangga
   5. Pengendalian Internal
   6. Komunikasi dan Koordinasi Pimpinan
   7. Kepuasan Pegawai
4. Inovasi Dan Prestasi

Proses Bisnis

Proses bisnis atau kerangka kerja pembinaan dan supervisi KPPN yang berlaku tahun 2014 berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-26/PB/2013 jo. KEP-189/PB/2014.

Proses bisnis pembinaan dan supervisi KPPN terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:

1. Penyiapan Bahan
2. Pelaksanaan Pembinaan dan Supervisi
   1. Survey
   2. Pembinaan dan Supervisi
   3. Pengembangan Inovasi dan Prestasi
3. Konfirmasi dan Evaluasi
4. Penilaian Kinerja KPPN
5. Pelaporan
   1. Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN
   2. Laporan Hasil Pembinaan, Supervisi, dan Penilaian Kinerja KPPN lingkup Kantor Wilayah

Setiap Kanwil Ditjen Perbendaharaan wajib melakukan pembinaan dan supervisi pada KPPN di lingkungan wilayah kerjanya setiap 2 kali dalam setahun. Dalam melakukan pembinaan dan supervisi dimaksud, Kanwil Ditjen Perbendaharaan mengacu kepada Pedoman Pembinaan dan Supervisi KPPN berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendaharaan terakhir tentang Pedoman Pembinaan dan Supervisi KPPN.

Pembinaan dan supervisi pada KPPN sekaligus merupakan pembinaan dan supervisi dalam rangka Penilaian Kinerja Pelayanan Publik dan Penerapan Sistem Manajemen Mutu. Pembinaan dan supervisi dalam rangka Penilaian Kinerja Pelayanan Publik berpedoman pada Keputusan Menteri Keuangan (KMK) mengenai Tata Cara Penilaian Kantor Pelayanan Percontohan di Lingkungan Kementerian Keuangan, dengan tetap mempertimbangkan perkembangan tuntutan peningkatan pelayanan publik. Adapun pembinaan dan supervisi dalam rangka Penerapan Sistem Manajemen Mutu berpedoman pada ketentuan mengenai penerapan sistem manajemen mutu pada KPPN yang diterbitkan oleh Dirjen Perbendaharaan.

Proses bisnis atau kerangka kerja pembinaan dan supervisi KPPN yang berlaku tahun 2016 berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-261/PB/2016.

Dalam rangka melakukan pembinaan dan supervisi dapat dibentuk Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN dengan susunan keanggotaannya ditetapkan oleh Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Dalam rangka meningkatkan kualitas pembinaan dan supervisi, Kanwil Ditjen Perbendaharaan juga melakukan pemantauan, evaluasi, dan pembinaan dan supervisi atas kinerja pelayanan selain yang ditetapkan dalam KMK sebagaimana dimaksud di atas, meliputi Standar Tata Kelola dan Standar Kinerja Utama.

Standar Tata Kelola berpedoman pada Peraturan Dirjen Perbendaharaan mengenai Tata Kelola Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Percontohan, meliputi:

1. Struktur, tugas dan fungsi KPPN;
2. Proses Bisnis;
3. Sistem Pengendalian Intern (SPI);
4. Sumber Daya Manusia (SDM);
5. Standardisasi Sarana dan Prasarana.

Standar Kinerja Utama berpedoman pada Keputusan Dirjen Perbendaharaan mengenai Pengelolaan Kinerja, meliputi:

1. Evaluasi Perhitungan Nilai Kinerja Organisasi (NKO);
2. Evaluasi Ketepatan Waktu; dan
3. Evaluasi Capaian Kinerja Internal KPPN.

Aspek-aspek yang tercantum dalam Pedoman Pembinaan dan Supervisi KPPN tidak bersifat statis, akan tetapi disesuaikan dengan hal-hal sebagai berikut:

1. Perubahan ketentuan di bidang perbendaharaan.
2. Kebijakan organisasi.
3. Inovasi peningkatan kualitas pelayanan.
4. Standardisasi tata kelola.

Pelaporan

Setelah melakukan tugas pembinaan dan supervisi, Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN harus membuat Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi (LHPS) KPPN dan menyampaikan kepada Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan Kepala KPPN.

Berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-261/PB/2016, pada setiap minggu keempat Agustus tahun berkenaan dan Februari tahun berikutnya, Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan menyampaikan LHPS dan Penilaian Kinerja KPPN di wilayah kerjanya kepada Dirjen Perbendaharaan.

Pada setiap minggu keempat September tahun berkenaan dan Maret tahun berikutnya, Kepala KPPN menyampaikan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pembinaan dan Supervisi (LTLHPS) kepada Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi (LHPS) dan Laporan Penilaian Kinerja KPPN

Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN wajib menyusun Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi (LHPS) yang sekurang-kurangnya memuat:

1. Laporan Pelaksanaan Pembinaan dan Supervisi;
2. Matriks permasalahan;
3. Kesimpulan dan rekomendasi; dan
4. Daftar Penilaian Kinerja KPPN.

Matriks permasalahan yang disusun dalam LHPS untuk permasalahan-permasalahan yang masih dalam proses tindak lanjut dipantau tindak lanjut dan penyelesaiannya. Pada LHPS periode berikutnya agar dilaporkan perkembangan tindak lanjut dan penyelesaiannya.

LHPS disampaikan oleh tim kepada Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan paling lambat 10 hari kerja setelah pembinaan dan supervisi berakhir. Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan kemudian melakukan pembahasan atas LHPS dalam suatu forum yang terdiri atas pejabat terkait dan tim yang melakukan pembinaan dan supervisi.

Hasil pembahasan terhadap LHPS disusun dalam Laporan Penilaian Kinerja KPPN yang sekurang-kurangnya memuat:

1. Pandangan umum atas kinerja KPPN;
2. Matriks permasalahan, tindak lanjut, target waktu penyelesaian, penanggung jawab, dasar hukum dan komplain hukum jika ada; dan
3. Catatan penting atas penilaian KPPN.

Laporan Penilaian Kinerja KPPN disampaikan kepada KPPN bersangkutan.

Rekapitulasi LHPS

Pada setiap akhir semester Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan menyusun rekapitulasi LHPS untuk seluruh KPPN di wilayah kerjanya, yang sekurang-kurangnya memuat:

1. Pandangan umum pelaksanaan tugas KPPN;
2. Matriks permasalahan utama, hasil tindak lanjut penyelesaian, dan rekomendasi tindak lanjut;
3. Catatan penting atas pembinaan dan supervisi KPPN; dan
4. Peringkat kinerja pelayanan dan pelaksanaan tugas KPPN.

Dalam penyusunan rekapitulasi LHPS di akhir semester dimaksud, setiap Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Cakupan pembinaan dan supervisi kepada KPPN di wilayah kerjanya.
2. Metodologi penulisan laporan.
3. Kejelasan matriks permasalahan dan solusi tindak lanjut.
4. Kontinuitas tindak lanjut.
5. Kualitas laporan.
6. Ketepatan waktu.
7. Kelengkapan layanan KPPN.

Pada setiap minggu kedua Juli dan minggu kedua Januari tahun berikutnya, Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan menyampaikan rekapitulasi LHPS KPPN di wilayah kerjanya kepada Dirjen Perbendaharaan. Atas rekapitulasi LHPS KPPN dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan, Dirjen Perbendaharaan menugasi Sekretaris Ditjen Perbendaharaan untuk melakukan inventarisasi permasalahan, analisis, dan rekomendasi kebijakan serta menyusun peta kinerja pelayanan dan pelaksanaan tugas KPPN per semester.

Evaluasi dan Penilaian atas Rekapitulasi LHPS

Berdasarkan Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-8857/PB/2014 tentang Penyampaian Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Semester II Tahun 2014 oleh Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan, terhadap rekapitulasi LHPS KPPN yang dikirimkan oleh Kanwil Ditjen Perbendaharaan dilakukan analisis dan pembobotan penilaian untuk kemudian disusun mapping kinerja dan rating KPPN. Evaluasi dan penilaian juga dilakukan atas rekapitulasi LHPS dengan berdasarkan pada 10 kategori, yaitu sebagaimana dijelaskan pada tabel di bawah ini.

Proses Bisnis

Dalam melaksanakan proses bisnisnya KPPN memiliki tugas melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan bendahara umum, penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran yang melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundangan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya tersebut KPPN menghasilkan beberapa output yang dapat dijadikan bahan input dalam pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN oleh Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Prasyarat

Untuk menjamin terselenggaranya tugas dan fungsi Kanwil Ditjen Perbendaharaan di bidang pembinaan dan supervisi KPPN secara optimal, dibutuhkan beberapa prasyarat dan prakondisi yang harus dipenuhi. Dengan dukungan kelengkapan organisasi dan kecukupan sumber daya, maka output yang diharapkan dari pelaksanaan pembinaan dan Supervisi KPPN dapat tercapai dengan baik.

Prasyarat pembinaan dan supervisi KPPN meliputi organisasi, sumber daya manusia, kegiatan, anggaran, dan prasarana.

Referensi

1. Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-26/PB/2013 tentang Pedoman Pembinaan dan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-189/PB/2014
2. Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-8857/PB/2014 tentang Penyampaian Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Semester II Tahun 2014 oleh Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan