Ahmad Abdul Haq

Oleh Ahmad Abdul Haq

Beberapa kali penulis mendapati di berbagai kesempatan, baik di media sosial maupun ketika jumpa darat, ada teman yang mengaku kehilangan data yang selama ini dibangun atau dikumpulkan dalam suatu perangkat elektronik. Suatu ketika ada yang bilang, data kontak di telepon selulernya lenyap tak bersisa karena ponselnya baru saja direset. Di kesempatan lain, ada teman yang kehilangan ponsel, sementara seluruh data kontak berada di ponsel yang hilang itu dan tidak ada backup di perangkat yang lain.

Kejadian-kejadian seperti itu tentunya menimbulkan kesedihan dan penyesalan yang sangat dalam. Harga dari data yang hilang dalam kasus-kasus kerusakan atau kehilangan perangkat keras, bisa jadi lebih mahal daripada harga perangkat itu sendiri. Katakanlah ketika sebuah laptop berharga jutaan rupiah hilang, bisa jadi kerugian yang ditimbulkan berkali-kali lipat dibandingkan dengan harga laptop, oleh karena begitu berharganya data yang ada di dalam laptop.

Kehilangan data yang dialami oleh seorang pegawai sebuah kantor, semisal pegawai Ditjen Perbendaharaan, bisa saja tidak hanya berdampak secara pribadi pada pegawai yang bersangkutan, tapi juga bisa mengganggu pelayanan yang bersangkutan di kantor tersebut. Ambil contoh kejadian ringan, misalnya ketika ponsel pegawai hilang atau rusak, sementara di dalam ponsel itu terdapat banyak catatan kontak mitra kerja yang belum sempat dicadangkan (di-backup). Akibat kejadian itu, tentunya pegawai yang bersangkutan akan menemui kendala ketika harus menghubungi mitra kerja dalam rangka pelayanan.

Nah, di sinilah perlunya kesadaran dari kita semua untuk mengamankan data pada perangkat-perangkat keras yang kita miliki. Di satu sisi kita perlu mengamankan perangkat dari pencurian data dengan cara mencegah akses ke perangkat oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, di sisi lain kita juga perlu meminimalkan dampak apabila sesuatu yang buruk menimpa perangkat keras kita entah karena kerusakan atau kehilangan.

Salah satu cara yang sebaiknya dilakukan untuk mengantisipasi permasalahan pada perangkat keras adalah melakukan pencadangan (backup) data secara berkala. Lebih spesifik, untuk mencegah kehilangan data kontak pada ponsel, di setiap ponsel biasanya tersedia sarana untuk menyimpan atau mencadangkan data kontak ke perangkat lain atau ke Internet. Makin sering kontak bertambah, maka makin sering pula data kontak perlu dicadangkan. Jika memungkinkan, sebaiknya pencadangan berkala dilakukan secara otomatis oleh sistem.

Sebagai alternatif dari pencadangan berkala, kita juga dapat langsung menyimpan data kontak bukan pada perangkat, melainkan langsung ke Internet. Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan Google Contacts. Di lingkungan Ditjen Perbendaharaan, fitur Google Contacts ada di setiap ponsel yang dimiliki pegawai. Beberapa kali pimpinan di pusat mewajibkan pegawai untuk memasang aplikasi kantor berbasis Android, misalnya aplikasi “Trending DJPb”, sehingga saat ini dapat dipastikan bahwa setiap pegawai Perbendaharaan memiliki ponsel bersistem operasi Android.

Penggunaan Google sebagai media penyimpanan data kontak mendatangkan berbagai manfaat dan kemudahan. Penyimpanan Google merupakan penyimpanan yang menggunakan jaringan Internet dengan akses yang cepat. Sekali kontak tersimpan di Google, dapat diakses melalui perangkat apa pun di mana Google dapat kita akses. Ketika satu ponsel Android kita bermasalah, kita dapat mengakses kontak seketika di ponsel Android yang lain. Bahkan tidak harus Android, di perangkat bersistem operasi lain juga tetap dapat diakses selama terhubung dengan Internet, misalnya di ponsel iPhone atau komputer Windows.

Software Google Contacts di berbagai perangkat yang berbeda mengakses data yang sama. Karena itu, ketika kita sedang bekerja di depan komputer dan membutuhkan untuk mengakses data kontak, kita tinggal membuka browser web dan mengakses alamat https://contacts.google.com. Dari lokasi itu, kita dapat mencari, melihat, merekam, mengubah, dan menghapus kontak. Semua kegiatan rekam-ubah-hapus data kontak di browser web serta-merta juga akan memperbarui data yang dapat kita akses di ponsel. Dan ketika masih merasa membutuhkan sebuah data kontak offline, misalnya untuk keperluan pengolahan data di Microsoft Excel, kita tetap bisa melakukan pencadangan dengan menekan tombol “ekspor”.

Penggunaan Google Contacts sebenarnya sama saja dengan penggunaan Gmail atau email dari Google yang dapat diakses dari berbagai perangkat yang berbeda platform. Selama ini kita tidak pernah mendengar keluhan teman yang kehilangan email ketika laptop atau ponselnya rusak atau hilang. Padahal, dengan cara yang sama mudahnya dengan pengelolaan Email Gmail, kita juga dapat memiliki Kontak Google tanpa harus khawatir kehilangan data kontak dalam jumlah besar ketika perangkat bermasalah.

Google Contacts dan Gmail sebenarnya hanya dua dari sekian banyak alat bantu produktivitas yang dapat diakses multiplatform. Google sendiri menyediakan beberapa alat bantu lain yang juga bermanfaat. Di antaranya yang sering dipakai oleh penulis adalah Google Calendar dan Google Keep. Google Calendar sangat bermanfaat untuk mencatat berbagai agenda/jadwal, tugas, dan pengingat. Google Calendar sudah tersedia gratis di ponsel Android, sehingga tidak perlu lagi mencari software lain yang berfungsi seperti buku agenda. Di komputer (PC), Google Calendar dapat diakses melalui browser dengan alamat https://calendar.google.com.

Adapun Google Keep bermanfaat untuk mengelola catatan-catatan kecil. Bukan cuma untuk catatan sebagai alternatif dari aplikasi Microsoft Notepad, Google Keep juga dapat dipakai untuk membuat daftar cek (checklist).

Risiko dan Mitigasi

Penggunaan berbagai fasilitas kemudahan elektronik di era digital tidak lepas dari risiko. Demikian juga atas penggunaan produk perangkat lunak semacam Google. Penggunaan Gmail, Google Contacts, Google Calendar, dan Google Keep sebagaimana dicontohkan di atas membutuhkan sebuah akun Google, di mana kita harus punya ID pengguna (user ID) dan kata sandi (password). Sebagai pengguna yang sangat berkepentingan dengan kemudahan-kemudahan yang tersedia di dalam akun Google, kita harus menjaga agar user ID kita tidak digunakan oleh orang lain secara tidak sah, untuk mencegah kehilangan dan/atau penyalahgunaan data.

Cara melindungi user ID dan password dari pencurian adalah dengan menerapkan budaya peduli keamanan (security awareness), antara lain dengan menggunakan password yang sulit ditebak oleh orang lain, mengganti password secara berkala, mengunci perangkat ketika tidak sedang digunakan, dan segera keluar (logout) setelah selesai menggunakan akun di perangkat milik umum atau milik orang lain.

Ketika mengakses sebuah akun, misalnya akun Google, kita harus memastikan bahwa lokasi yang kita akses benar-benar disediakan oleh Google. Saat ini sering terjadi ada pihak yang menyodorkan formulir seolah-olah untuk masuk ke akun Google dengan iming-iming untuk mendapatkan sesuatu yang berharga. Kita harus waspada terhadap ancaman seperti itu. Sebab, sekali kita terjebak untuk memasukkan user ID dan password Google di alamat yang salah, bisa jadi setelah itu kita akan kehilangan akses ke akun Google kesayangan kita untuk selama-lamanya.

Data Kontak Google mungkin masih bisa terselamatkan ketika akses ke Google terkendala, yaitu jika kita rajin melakukan pencadangan. Namun untuk data email, calendar, dan catatan di Google Keep, rasanya tidak mudah untuk didapatkan lagi, apalagi kalau akun Google sudah digunakan sekian lama.

Nah, kiranya sangat penting bagi kita untuk menggunakan akun Google dan akun-akun Internet lainnya secara bijak, bertanggung jawab, dan peduli dengan keamanan. Karena jika kita lalai dengan keamanan akun kita dan akhirnya kita mengalami kehilangan akses, yang rugi mungkin bukan kita sendiri secara pribadi, tapi kantor tempat kita bekerja juga mungkin dapat merasakan dampak dari kehilangan akses tersebut.

Demikian sekilas yang dapat penulis sampaikan terkait sinkronisasi data antarperangkat elektronik dan pencegahan untuk meminimalkan kehilangan data. Sekilas, artinya belum semua atau belum banyak. Ini belum termasuk bagaimana cara otomatis untuk mencadangkan berkas-berkas di komputer PC ke Google Drive, bagaimana otomatis mencadangkan dari komputer satu ke komputer lainnya. Mudah-mudahan di kesempatan lain, penulis dapat kembali berbagi pengetahuan mengenai hal-hal tersebut.

Sampai jumpa di edisi literasi berikutnya.