Sebagaimana telah dibahas dalam artikel sebelumnya, di masa penerapan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) semua aplikasi dijadikan satu sehingga memudahkan pelaksanaan tugas Satker. Aplikasi tersebut adalah Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi disingkat SAKTI. Hal ini dimungkinkan karena telah terintegrasinya semua database dalam rangka pengelolaan keuangan dan perbendaharaan negara. Selain SAKTI, ada beberapa cara yang dapat digunakan Satker untuk berinteraksi dalam mengirimkan data (ADK) ataupun mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Semuanya dijamin lebih sederhana dan mudah yang akan memberikan kenyamanan bagi Satker dalam berinteraksi dengan SPAN.
SAKTI akan terkoneksi dengan SPAN secara intensif, karena akan banyak pertukaran data yang terjadi antara SAKTI dan SPAN. Pertukaran data atau interaksi tersebut menggunakan beberapa cara atau sarana yang dapat dilakukan oleh Satker untuk menyampaikan data dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Interaksi ini cukup sederhana dan tidak akan menyulitkan Satker dalam mengakses pelayanan dari KPPN.
Beberapa cara atau sarana yang dapat digunakan Satker dalam interaksi SAKTI dengan SPAN adalah sebagai berikut:
1. Interaksi dengan jaringan internet melalui Portal (Website) SPAN
Portal SPAN adalah sarana interaksi paling utama. Satker tidak perlu datang secara fisik ke KPPN untuk menyampaikan data-data berupa arsip data komputer (ADK). Satker hanya perlu terkoneksi dengan jaringan internet, mengakses Portal SPAN, login menggunakan identitas pengguna (user name) dan kata sandi (pass word) yang diberikan secara rahasia, dan kemudiaan dapat menggunakan menu-menu yang disediakan untuk melakukan pengiriman data/transaksi. Perlu diperhatikan bahwa identitas pengguna dan kata sandi yang diberikan kepada Satker WAJIB dijaga kerahasiaannya dan hanya boleh digunakan oleh petugas/pihak yang berwenang!!!
Portal SPAN juga digunakan untuk keperluan pengiriman data berupa output SPAN kepada Satker atau pengambilan informasi terkait transaksi yang dilakukan oleh Satker. Satker tidak perlu datang langsung ke KPPN, dari portal SPAN satker dapat mengunduh ataupun sistem yang akan mengirimkan pemberitahuan secara real time ke email Satker yang sudah diinformasikan sebelumnya.
Portal SPAN secara otomatis memvalidasi ADK yang dikirimkan Satker untuk melakukan suatu transaksi. Validasi tersebut untuk memastikan bahwa ADK yang diterima/dikirimkan dari satker memang benar berasal dari satker dan telah disetujui serta diketahui oleh pejabat yang berwenang dari satker tersebut.
2. Interaksi secara Manual
Bagi Satker-satker yang karena berbagai kendala tidak memiliki jaringan internet, sarana interaksi dilakukan secara manual dengan datang langsung ke KPPN sebagaimana sebelum dilaksanakannya SPAN. Satker menyampaikan data ke KPPN melalui Front Office (FO), lalu petugas FO akan membantu dan membimbing satker mengirimkan data tersebut dengan melakukan upload ADK melalui sarana internet yang ada di KPPN. Dengan bantuan dari petugas FO, petugas satker dapat mengupload sendiri data mereka secara mandiri.
3. Interaksi dengan SMS
SMS adalah sarana alternatif yang disediakan bagi satker untuk memonitor status pengiriman data yang telah dilakukan. Satker mengirimkan SMS dengan format tertentu ke SPAN-SMS Service, dan secara otomatis akan mendapatkan informasi yang dibutuhkan melalui alat komunikasi satker (telepon selular ataupun alat lainnya) dalam waktu yang tidak terlalu lama.
Keamanan Data dalam interaksi dengan SPAN
SPAN telah mengantisipasi keamanan data dalam interaksi Satker. Semua data yang dikirimkan dari/ke SPAN ataupun sebaliknya HARUS memenuhi syarat minimal keamanan data, yaitu :
1. Confidentiality (kerahasiaan data)
- ADK yang merupakan keluaran (output) dari SAKTI akan dienkripsi guna menjamin ADK tersebut hanya dapat dibaca oleh pihak pengirim dan penerima data.
- Pembatasan siapa saja yang bisa mengakses portal SPAN. Akses hanya diberikan kepada user yang telah mendaftarkan diri, dan prosedur pendaftaran pun diperketat. Hanya pengguna yang ditunjuk oleh pejabat berwenang saja yang dapat melakukan pengiriman dan pengambilan data.
2. Integrity (integritas data)
Seluruh data ADK yang merupakan keluaran (output) SAKTI diberikan 'pengamanan' berupa kode-kode khusus, sehingga isi dan jumlah data dijamin tidak berubah selama proses perpindahan data.
3. Authentification (keaslian data)
Setiap data memiliki Personal Identification Number (PIN) sesuai dengan siapa yang mengakses SAKTI dan mengirimkan data. Hal ini untuk memastikan bahwa data dalam ADK telah diketahui dan disetujui oleh pejabat yang berwenang.
Sumber: http://www.span.depkeu.go.id/content/interkoneksi-antara-span-dan-sakti