6 June 2016   Dasar Pengetahuan   No comments

Proses Bisnis Pembinaan dan Supervisi KPPN

Artikel induk: Pembinaan dan Supervisi KPPN

Daftar Isi

Gambaran Umum

Kanwil Ditjen Perbendaharaan, sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 169/PMK.01/2012 mengenai Organisasi dan Tata Kerja Kantor Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan, mempunyai tugas melaksanakan koordinasi, pembinaan, supervisi, bimbingan teknis, dukungan teknis, monitoring, evaluasi, penyusunan laporan, verifikasi dan pertanggungjawaban di bidang perbendaharaan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Tugas pembinaan dan supervisi KPPN mencakup unsur pelaksanaan tugas Kuasa BUN, pelayanan perbendaharaan, kinerja dan tata kelola, serta inovasi dan prestasi. Pembinaan dan supervisi KPPN dilaksanakan dalam dua Periode (Periode I: Januari s.d. Juni, Periode II: Juli s.d. November) oleh Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN (Tim Pembina) yang ditetapkan melalui Keputusan Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan. Adapun contoh kerangka waktu (time frame) Pembinaan dan Supervisi KPPN sebagaimana tercantum dalam FORM 2[1]. Kerangka waktu tersebut bersifat dinamis disesuaikan dengan jumlah KPPN dan SDM pada masing-masing Kanwil Ditjen Perbendaharaan.

Pembinaan dan supervisi masing-masing unsur dilakukan dengan menggunakan bahan/input yang berasal dari data/dokumen output KPPN, serta ketentuan dan peraturan terkait. Hasil pembinaan dan supervisi KPPN dituangkan dalam Matriks Pembinaan dan Supervisi KPPN yang antara lain memuat permasalahan, rekomendasi, serta target waktu penyelesaian, sebagai bahan penyusunan Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN.

Guna membangun semangat dan mendorong kreativitas kantor pelayanan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja pelayanan yang berorientasi kepada kepentingan dan kepuasan masyarakat, Kanwil Ditjen Perbendaharaan, melalui Tim Pembinaan dan Supervisi KPPN, melakukan penilaian kinerja sesuai dengan indikator-indikator yang telah ditetapkan serta menyusun mapping kinerja KPPN lingkup wilayah kerjanya.

Berdasarkan penilaian kinerja dan mapping kinerja KPPN dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan, Sekretariat Ditjen Perbendaharaan melakukan rating kinerja KPPN dan inventarisasi permasalahan/kendala yang dihadapi KPPN serta rencana tindak lanjut maupun rekomendasi penyelesaian permasalahan dimaksud guna penyempurnaan proses bisnis, regulasi, maupun standardisasi tata kelola kantor pelayanan lingkup Ditjen Perbendaharaan.

Proses bisnis pembinaan dan supervisi KPPN dapat digambarkan sebagai berikut:

Proses bisnis atau kerangka kerja pembinaan dan supervisi KPPN yang berlaku tahun 2016 berdasarkan Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-261/PB/2016.

Proses Pembinaan dan Supervisi

Penyiapan Bahan

Langkah awal dalam melaksanakan tugas pembinaan dan supervisi KPPN, Tim Pembina agar melakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:

  1. Menyusun resume profil KPPN yang akan digunakan sebagai bahan penyusunan laporan kegiatan.
  2. Menyusun perhitungan penilaian sementara pelaksanaan tugas Kuasa BUN berdasarkan data yang terdapat dalam aplikasi pendukung SPAN (misal: OMSPAN).
  3. Melakukan analisis sementara atas hasil perhitungan penilaian pelaksanaan tugas Kuasa BUN sebagai bahan pelaksanaan pembinaan dan supervisi pelaksanaan tugas Kuasa BUN.
  4. Melakukan pendataan ketepatan penyusunan dan waktu penyampaian laporan-laporan dari KPPN kepada Kantor Wilayah/Kantor Pusat. Daftar laporan antara lain sebagaimana tercantum dalam FORM 3.
  5. Menyusun analisis sementara berdasarkan data ketepatan penyusunan dan waktu penyampaian laporan-laporan KPPN.
  6. Menyiapkan dokumen yang akan digunakan dalam pembinaan dan supervisi KPPN, antara lain sebagai berikut:
    1. Survey Kepuasan Pegawai (format sesuai dengan FORM 4);
    2. Tabel Perhitungan NKO sesuai dengan contoh yang terdapat dalam FORM 5;
    3. Cheklist Pemenuhan Standardisasi Sarana dan Prasarana (format sesuai dengan FORM 6);
    4. Matriks Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN (format sesuai dengan FORM 7);
    5. Formulir Penilaian Kinerja KPPN yang terdiri dari (format sesuai dengan FORM 8 s.d. FORM 11);
    6. Mapping Kinerja KPPN (format sesuai dengan FORM 12);
  7. Menyiapkan metode perhitungan hasil survey, maupun aplikasi survey dalam hal survey akan dilakukan secara online.
  8. Menyusun konsep / draf matriks hasil pembinaan dan supervisi berdasarkan monitoring atas tindak lanjut hasil pembinaan dan supervisi periode sebelumnya.

Pelaksanaan Pembinaan dan Supervisi

Pembinaan dan Supervisi KPPN dilaksanakan 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun, dengan periode sebagai berikut:

  1. Periode I, digunakan untuk melakukan pembinaan dan supervisi dengan objek pembinaan Semester I.
  2. Periode II, digunakan untuk melakukan pembinaan dan supervisi dengan objek pembinaan Semester II.

Berdasarkan bahan-bahan yang telah dipersiapkan, hal-hal yang harus dilakukan oleh Tim Pembina pada saat melaksanakan pembinaan dan supervisi KPPN, antara lain sebagai berikut:

  1. Survey
    1. Melakukan survey kepuasan pegawai terhadap pelaksanaan tata kelola KPPN sebagai wujud dukungan operasional dalam peningkatan pelayanan publik. Metode yang digunakan melalui penyebaran kuesioner kepada seluruh pegawai KPPN.
    2. Melakukan perhitungan hasil survey kepuasan pegawai.
  2. Pembinaan dan Supervisi
    1. Berdasarkan data dan analisis sementara, Tim Pembina melakukan pembinaan dan supervisi:
      1. pelaksanaan tugas Kuasa BUN melalui pengamatan prosedur kerja, wawancara dengan para pegawai, maupun pemeriksaan dokumen yang berkaitan dengan unsur pembinaan dan supervisi pelaksanaan tugas Kuasa BUN;
      2. pelayanan perbendaharaan melalui pengamatan, wawancara dengan pegawai dan stakeholders terkait dengan unsur pembinaan dan supervisi pelayanan perbendaharaan;
      3. kinerja dan tata kelola melalui penelitian dokumen penilaian kinerja organisasi, pengamatan, wawancara dengan para pegawai maupun pemeriksaan dokumen yang berkaitan dengan unsur pembinaan dan supervisi kinerja dan tata kelola.
    2. Hasil pembinaan dan supervisi dimaksud dituangkan dalam Matriks Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN. Dalam hal terdapat permasalahan yang dihadapi KPPN dalam melaksanakan tugas fungsi, Tim Pembina wajib memberikan rekomendasi atas permasalahan tersebut. Pada periode pembinaan dan supervisi berikutnya, Tim Pembina melakukan perbandingan Matriks Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN periode berjalan dengan periode sebelumnya. Dalam hal terjadi pengulangan permasalahan, Tim Pembina wajib melakukan investigasi maupun analisis lebih lanjut terhadap faktor utama penyebab permasalahan tersebut dan memberikan rekomendasi yang tepat agar tidak berulang kembali.
  3. Pengembangan Inovasi dan Prestasi
    Melakukan pengamatan, wawancara dengan pegawai terhadap inovasi dan prestasi yang telah diperoleh KPPN baik di bidang pelayanan publik maupun nonpelayanan publik. Tim Pembina dapat memberikan saran, masukan terkait dengan inovasi yang dapat dikembangkan KPPN guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas fungsi KPPN.

Konfirmasi dan Evaluasi

  1. Pada hari kerja terakhir pelaksanaan kegiatan pembinaan dan supervisi KPPN, Tim Pembina menyampaikan Matriks Hasil Pembinaan dan Supervisi kepada KPPN untuk dikonfirmasi.
  2. KPPN menyampaikan konfirmasi atas matriks dimaksud kepada Tim Pembina dengan dilengkapi tanggapan/saran/masukan atas pelaksanaan kegiatan pembinaan dan supervisi yang dilakukan oleh Tim Pembina guna evaluasi pelaksanaan pembinaan dan supervisi periode berikutnya.
  3. Berdasarkan konfirmasi dimaksud, Tim Pembina melakukan penyesuaian Matriks Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN yang selanjutnya menjadi bahan finalisasi Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN.

Penilaian Kinerja KPPN

Kegiatan pembinaan dan supervlsl KPPN selain bermanfaat bagi penyempurnaan proses bisnis KPPN, juga sebagai media penilaian kinerja untuk memotivasi KPPN dalam memberikan pelayanan secara profesional, efektif, efisien, dan bertanggung jawab. Penilaian Kinerja KPPN bertujuan untuk mengetahui tingkat:

  1. efektivitas pelaksanaan pembinaan dan bimbingan teknis pengelolaan perbendaharaan yang dilakukan KPPN kepada stakeholders guna mengembangkan kapasitas pengelola perbendaharaan yang andal, profesional, dan modern;
  2. ketepatan, efektivitas, dan akuntabilitas pelaksanaan penyelesaian transaksi pencairan dana Satker dalam mendukung pelaksanaan anggaran yang tepat waktu, efektif, dan akuntabel;
  3. kualitas penyusunan Laporan Keuangan tingkat Kuasa BUN guna mewujudkan akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel, transparan, dan tepat waktu.

Penilaian Kinerja KPPN meliputi:

  1. Penilaian Kinerja Pelaksanaan Tugas Kuasa BUN
    Penilaian Kinerja Pelaksanaan Tugas Kuasa BUN menggunakan sumber data yang berasal dari aplikasi OMSPAN atau aplikasi pendukung lainnya dalam kurun waktu 1 (satu) Semester (Semester I: Januari s.d. Juni, Semester II: Juli s.d. November). Bobot Nilai Penilaian Kinerja Pelaksanaan Tugas Kuasa BUN sebesar 40%, dengan sebaran dan cakupan penilaian sebagai berikut:

    1. Efektivitas Pembinaan Satker (Bobot Nilai 10%);
    2. Penyelesaian Transaksi Pencairan Dana (Bobot Nilai 20%); dan
    3. Laporan Keuangan Tingkat Kuasa BUN (Bobot Nilai 10%).

Hasil penilaian dituangkan dalam Formulir Penilaian Kinerja Pelaksanaan Tugas Kuasa BUN (format sesuai dengan FORM 8).

  1. Penilaian Kinerja Pelayanan
    Penilaian Kinerja Pelayanan dilakukan sesuai dengan indikator penilaian yang terdapat dalam unsur-unsur Pembinaan Pelayanan Perbendaharaan. Metode penilaian dilakukan melalui pengamatan, diskusi, wawancara baik kepada pegawai maupun stakeholders KPPN. Bobot Nilai Penilaian Kinerja Pelaksanaan Tugas Kuasa BUN sebesar
    30%, dengan sebaran dan cakupan penilaian sebagai berikut:

    1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik (Bobot Nilai 25%); dan
    2. Indeks Kepuasan Masyarakat (Bobot Nilai 5%).

Hasil penilaian dituangkan dalam Formulir Penilaian Kinerja Pelayanan
(format sesuai dengan FORM 9).

  1. Penilaian Kinerja dan Tata Kelola
    Penilaian Kinerja dan Tata Kelola dilakukan sesuai dengan indikator penilaian yang terdapat dalam unsur-unsur Pembinaan Kinerja dan Tata Kelola. Metode penilaian dilakukan melalui pengamatan, diskusi, wawancara kepada pejabat/pegawai KPPN. Bobot Nilai Penilaian Kinerja dan Tata Kelola sebesar 30%, dengan sebaran dan cakupan penilaian sebagai berikut:

    1. Kinerja Organisasi (Bobot Nilai 5%);
    2. Manajemen SDM (Bobot Nilai 5%);
    3. Manajemen Keuangan (Bobot Nilai 5%);
    4. Tata Usaha dan Rumah Tangga (Bobot Nilai 5%);
    5. Pengendalian Internal (Bobot Nilai 3%);
    6. Komunikasi dan Koordinasi Pimpinan (Bobot Nilai 3%);
    7. Kepuasan Pegawai (Bobot Nilai 4%).

Hasil penilaian dituangkan dalam Formulir Penilaian Kinerja Pelayanan (format sesuai dengan FORM 10).

Selain penilaian kinerja sebagaimana tersebut di atas, guna mengembangkan kreativitas para pegawai, penilaian kinerja KPPN didukung pula dengan penilaian inovasi dan prestasi. Dalam penilaian tersebut tidak ada batasan nilai maksimum karena nilai tergantung seberapa banyak inovasi dan prestasi yang dihasilkan KPPN. Selanjutnya, hasil penilaian dituangkan dalam Formulir Penilaian Inovasi dan Prestasi (format sesuai dengan FORM 11).

  1. Penilaian Inovasi
    Syarat inovasi yang dapat dinilai yaitu:

    1. Kreasi baru/modifikasi yang sudah dan digunakan KPPN dalam salah satu kategori:
      1. peningkatan pelayanan kepada stakeholders;
      2. peningkatan kualitas SDM;
      3. peningkatan kualitas sarana prasarana.
    2. Memberikan manfaat nyata dengan penerapan lebih dari 6 (enam) bulan.
    3. Untuk inovasi yang sama, maksimal dapat dinilai selama 3 (tiga) kali periode penilaian.
  2. Penilaian Prestasi
    Prestasi merupakan penghargaan yang diraih oleh KPPN, baik atas nama pegawai maupun kantor di bidang pelayanan publik maupun nonpelayanan publik di tingkat internasional, nasional, dan regional/daerah, serta dari Kantor Wilayah/Kantor Pusat, yang diperoleh dalam kurun waktu 2 (dua) tahun sebelum periode pembinaan. Misal, untuk Periode I 2016, prestasi yang dapat dinilai maksimal yang diperoleh sejak Semester I 2014. Prestasi dinilai berdasarkan pembuktian fotokopi/foto piagam/piala.

Berdasarkan hasil Penilaian Kinerja KPPN berikut Inovasi dan Prestasi, Tim Pembina menyusun Mapping Kinerja KPPN (format sesuai dengan FORM 12) sebagai bahan analisa dan penyampaian rekomendasi atas kinerja KPPN, unsur apa saja yang perlu ditingkatkan, dipertahankan, dan diperbaiki guna penyempurnaan peningkatan kualitas kinerja KPPN.

Pelaporan

  1. Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN
    1. Tim Pembina segera menyusun Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN untuk disampaikan kepada Kepala Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan dan KPPN. Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN sekurang-kurangnya memuat:
      1. Resume Profil KPPN;
      2. Unsur-Unsur Pelaksanaan Pembinaan dan Supervisi KPPN;
      3. Matriks Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN yang telah disesuaikan dengan hasil konfirmasi KPPN;
      4. Penilaian Kinerja KPPN yang meliputi:
        1.  Kinerja Pelaksanaan Kuasa BUN;
        2. Kinerja Pelayanan Perbendaharaan;
        3. Kinerja dan Tata Kelola;
        4. Inovasi dan Prestasi.
        5. Mapping Kinerja KPPN;
        6. Analisis Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN;
        7. Kesimpulan dan Rekomendasi;
        8. Dokumen pendukung.
    2. Dalam rangka monitoring tindak Ianjut serta penyiapan bahan pembinaan dan supervisi Semester berikutnya, paling lambat Minggu IV bulan ketiga Periode berjalan (September/Maret), KPPN menyampaikan Laporan Tindak Lanjut Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN kepada Kantor Wilayah.
  2. Laporan Hasil Pembinaan Supervisi dan Penilaian Kinerja KPPN lingkup Kantor Wilayah
    Berdasarkan Laporan Hasil Pembinaan dan Supervisi masing-masing KPPN, Bidang Supervisi KPPN dan Kepatuhan Internal menyusun Laporan Hasil Pembinaan Supervisi dan Penilaian Kinerja KPPN lingkup Kantor Wilayah untuk disampaikan kepada Direktur Jenderal Perbendaharaan paling lambat Minggu IV bulan kedua Periode berjalan (Agustus/Februari). Laporan dimaksud harus mampu menggambarkan pelaksanaan berikut hasil pembinaan dan supervisi KPPN lingkup wilayah kerja Kantor Wilayah yang sekurang-kurangnya memuat:

    1. Resume Profil KPPN;
    2. Unsur-unsur Pelaksanaan Pembinaan dan Supervisi KPPN;
    3. Rekapitulasi permasalahan/kendala utama (permasalahan pilihan yang memerlukan tindak lanjut Kantor Wilayah) berikut rekomendasinya;
    4. Rekapitulasi Penilaian Kinerja KPPN (format sesuai dengan FORM 13) dilampiri dengan Mapping Kinerja KPPN;
    5. Analisis Hasil Pembinaan dan Supervisi KPPN;
    6. Kesimpulan dan Rekomendasi;
    7. Dokumen pendukung.

Contoh sistematika penyusunan Laporan Kinerja KPPN lingkup Kantor Wilayah terdapat dalam FORM 14.

Penilaian Laporan Hasil Pembinaan/Supervisi dan Penilaian Kinerja

Berdasarkan Laporan dari Kanwil Ditjen Perbendaharaan yang telah disampaikan, Sekretariat Ditjen Perbendaharaan menyusun:

  1. Inventarisasi permasalahan/kendala yang dihadapi KPPN serta rencana tindak lanjut;
  2. Mapping dan Rating Kinerja KPPN;
  3. Penilaian atas Laporan Kinerja KPPN lingkup Kantor Wilayah, antara lain terkait dengan substansi, waktu penyampaian, maupun layout laporan.

Pemantauan dan Evaluasi

Dalam rangka meningkatkan efektivitas pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN serta penyempurnaan pedoman pembinaan dengan ketentuan yang berlaku, Sekretariat Ditjen Perbendaharaan melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan pembinaan dan supervisi KPPN. Hasil pemantauan dan evaluasi sebagai bahan acuan dalam penyempurnaan pedoman pembinaan dan supervisi KPPN.

Catatan

  1. [1]Formulir-formulir (FORM-FORM) yang dimaksud dalam artikel ini adalah formulir-formulir yang menjadi lampiran dalam Pedoman Pembinaan dan Supervisi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara sesuai dengan Keputusan Dirjen Perbendaharaan Nomor KEP-261/PB/2016.↩

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *