B eberapa aplikasi yang digunakan satker dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya di bidang perbendaharaan baik untuk perencanaan, pelaksanaan/pencairan dana dan pelaporan menggunakan data yang sama sehingga tidak perlu melakukan input data yang sama secara manual dalam menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut. Data-data tersebut adalah:

Data ini digunakan oleh aplikasi RKAKL-DIPA dan aplikasi AFS. Aplikasi RKAKL-DIPA digunakan dalam penyusunan Rencana Kinerja dan Anggaran Kementerian Lembaga setiap tahunnya dalam rangka penyusunan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) tahun anggaran berikutnya. Pada halaman III DIPA, satker wajib membuat perencanaan anggaran setiap bulannya selama satu tahun. Perencanaan ini disusun menggunakan aplikasi RKAKL-DIPA dan datanya juga harus dipakai dalam aplikasi perencanaan kas(AFS) satuan kerja (satker) kementerian/lembaga negara.

Data perencanaan kas dari aplikasi RKAKL-DIPA akan ditransfer ke aplikasi perencanaan kas (AFS) untuk dipergunakan pagu perencanaan bulanannya sebagai dasar pembuatan perencanaan kas bulanan dalam aplikasi AFS. Dikarenakan aplikasi AFS tidak memiliki menu rekam/edit untuk data pagu perencanaan bulanan, maka mau tidak mau satker harus memperhatikan dan merekam perencanaan kas bulanannya di aplikasi RKAKL-DIPA secara serius dan benar. Bila data perencanaan kas dalam aplikasi RKAKL-DIPA terdapat kesalahan dan telah ditransfer ke aplikasi AFS, maka satker harus memperbaiki data perencanaan kas di aplikasi RKAKL-DIPA terlebih dahulu lalu mentransfernya kembali ke aplikasi AFS.

2. Data Realisasi Anggaran (SP2D) untuk perencanaan Kas

Data ini digunakan dalam Aplikasi Surat Perintah Membayar (SPM) dan Aplikasi Perencanaan Kas (AFS).

Dalam aplikasi AFS diperlukan data perencanaan kas untuk jangka waktu yang belum dilewati/akan datang dan data realisasi anggaran untuk jangka waktu yang telah lalu. Data perencanaan kas bulanan untuk jangka waktu yang belum lewat harus ditransfer dari aplikasi RKAKL-DIPA, namun data realisasi anggaran dapat diisi manual dari menu dalam aplikasi AFS. Meskipun begitu, satker tidak perlu melakukan input manual realisasi anggaran dalam aplikasi AFS. Realisasi anggaran dapat diimpor dari Aplikasi SPM. SPM yang sudah diterbitkan satker melalui aplikasi SPM merupakan data akurat realisasi anggaran yang dapat digunakan dalam aplikasi AFS sehingga didapatkan kesesuaian pagu dengan perencanaan dan realisasi anggaran.

Beberapa ketentuan yang harus dipenuhi dalam pengambilan data realisasi dari database SPM adalah sebagai berikut:

• Telah terinstal ODBC Connector versi 5.1 (installer disertakan dalam folder aplikasi AFS)
• Komputer terhubung secara langsung dengan database SPM baik secara localhost maupun jaringan.
• Masukkan user dan password aplikasi SPM dan IP komputer/server tempat database SPM terinstal.
• Jika berhasil terhubung dengan database SPM maka kolom realisasi akan otomatis terisi dengan nilai realisasi beserta nilai potongan. Jika tidak berhasil (muncul pesan tidak terkoneksi) maka realisasi harus direkam secara manual.
• Aplikasi AFS hanya akan mengambil data realisasi dari aplikasi SPM dengan ketentuan bahwa data SPM sudah terealisasi menjadi SP2D yang ditandai dengan pengisian nomor SP2D pada aplikasi SPM.

3. Data realisasi anggaran (SP2D) untuk pelaporan

Seringkali terjadi data realisasi dan pagu satker yang ada pada aplikasi SPM berbeda dengan data realisasi dan pagu yang ada di database KPPN. Hal ini dapat diketahui saat satker hendak mengajukan SPM namun ditolak KPPN dengan alasan pagunya tidak mencukupi atau telah habis, sedangkan satker bersikeras bahwa pagunya masih mencukupi. Kejadian lain saat rekonsiliasi SAKPA (Sistem Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran), seringkali satker lupa menginput data SP2D (realisasi) ataupun salah dalam menginput data baik jumlah uang, tanggal dan nomor SP2D pada aplikasi SAKPA sehingga data satker baik pagu ataupun realisasi berbeda dengan database KPPN.

Hal seperti ini tidak harus terjadi bila satker lebih teliti ataupun segera mengupdate SP2D yang telah diterbikan oleh KPPN berdasarkan SPM yang satker ajukan. Selain menginput data SP2D secara manual, satker juga bisa memanfaatkan data SP2D dari aplikasi KPPN lalu mentransfernya ke aplikasi SPM. Satker tinggal meminta data SP2D kepada KPPN setempat.

Data SP2D satker yang berasal dari aplikasi KPPN dijamin akurat dan up to date sesuai dengan SPM satker yang diterima/dapat diproses oleh KPPN. SPM yang ditolak/tidak memenuhi syarat tidak akan diterbitkan SP2Dnya. Dengan demikian satker dapat memastikan realisasi anggaran yang telah dilakukan dan ketersediaan pagu yang bisa digunakan. Selain itu data SP2D yang telah ditransfer ke aplikasi SPM juga dapat ditransfer ke aplikasi SAKPA sehingga menjamin rekonsiliasi SAKPA dengan Seksi Verifikasi dan Akuntansi KPPN akan memberikan hasil yang sama baik pagu maupun realisasi anggaran.

4. Keterkaitan Data aplikasi AFS dan aplikasi SPM

Pada poin 2 telah dijelaskan keterkaitan data realisasi (SP2D) pada aplikasi SPM untuk digunakan sebagai realisasi anggaran dalam aplikasi AFS. Kedepannya kemungkinan akan ada keterkaitan antara data perencanaan kas aplikasi AFS dengan aplikasi SPM, yaitu data dari perencanaan kas harus ditransfer dulu ke aplikasi SPM. Artinya satker tidak bisa membuat SPM jikalau belum membuat perkiraan perencanaan kas.

Data perencanaan kas AFS diibaratkan maksimal pagu yang bisa dibuatkan SPMnya dalam jangka waktu harian, mingguan dan bulanan. KPPN pun hanya akan menyediakan dana berdasarkan data perencanaan kas yang sudah dikirimkan satker. Satker tidak bisa membuat SPM yang melebihi pagu perencanaan kas yang sudah dibuat sebelumnya bila belum mengirimkan update data perencanaan kas AFS sesuai jumlah yang ingin dicairkan tersebut.