Ahmad Abdul Haq

1Jangan sering-sering mengirim email kepada seseorang, kecuali atas permintaan orang tersebut.

Email yang tidak terlalu penting berupa lelucon atau informasi mengenai suatu peristiwa, kalau dikirimkan sekali-sekali kepada teman kita mungkin akan menghiburnya. Tapi, kalau pengiriman email tersebut terlalu sering, si penerima bisa merasa terganggu. Yang lucu-lucu menjadi terasa tidak lucu lagi, info berita penting pun menjadi menyebalkan.

Lebih-lebih kalau kita menyertakan juga lampiran (attachment) ke dalam email tersebut. Teman kita bukan hanya harus lelah menghapus email kiriman kita, namun kuota mailbox-nya juga bisa penuh. Kasihan bukan? Gara-gara email kita, bisa jadi dia kehilangan email lain yang lebih penting. Kalaupun teman yang kita kirimi email mempunyai mailbox sebesar GMail pun, itu juga bukan alasan untuk menghujaninya dengan email, karena hanya akan menambah pekerjaannya menghapus email. Ujung-ujungnya kita malah dianggap spammer oleh teman sendiri. Alamat email kita dimasukkannnya ke dalam blacklist. Emang enak?

Model pengiriman terus-menerus seperti itu sama saja kita menyelenggarakan mailing list atau newsletter yang tidak fair. Wajarnya sebuah mailing list, harus ada subscription (permintaan bergabung) dan unsubscription (permintaan berhenti). Email yang datang terus-menerus tanpa diminta, apalagi tidak bisa dihentikan, sudah jelas merupakan spam.

Meskipun demikian, bukan berarti semua pengiriman email yang bertubi-tubi adalah melanggar etika. Kalau pimpinan organisasi kita menghendaki kita mengirim laporan setiap hari atau setiap beberapa jam melalui email, ya itu harus dilaksanakan. Justru kita bisa dianggap membangkang kalau kita berhenti mengirim email laporan.

Pokoknya, kirimkanlah email sewajarnya, sesuai dengan kebutuhan atau permintaan.

2Jangan suka mengirim email ke banyak alamat sekaligus.

Salah satu kelebihan email adalah mudahnya mengirim pesan ke banyak orang hanya dengan satu kali kirim. Karena mudahnya itu, banyak di antara kita yang hobby mengirim email dengan mengisikan banyak alamat email ke dalam kotak To: atau Cc:, yang biasanya diambil dari daftar kontak. Sesungguhnya, cara seperti itu sangat berpeluang menyebabkan teman kita menuai spam (email yang tidak dikehendaki). Sebab, kontak-kontak itu kemungkinan besar berasal dari latar belakang yang berbeda-beda dan belum tentu saling mengenal. Dengan menampilkan banyak alamat email di dalam satu email, berarti kita membiarkan alamat email seorang teman kita diketahui oleh teman-teman kita yang lain. Tentu akan jadi masalah jika salah satu saja dari teman kita ternyata memiliki kebiasaan spamming. Jangankan pesan iseng atau penawaran bisnis atau jualan, balasan salah satu teman kita dengan menggunakan tombol “Reply All” pun bisa menjadi suatu gangguan bagi teman kita yang lain. Lagi-lagi ini sama saja kita menyelenggarakan mailing list yang tidak fair.

Masalah akan berlanjut jika teman kita meneruskan email kita kepada orang-orang lain lagi di daftar kontaknya. Alamat email teman-teman yang kita kirimi pesan tadi akan terbawa terus sampai ke mana pun email kita tersebar.

Meskipun demikian, masih ada cara bagi kita yang menginginkan pesan kita dibaca oleh banyak orang tanpa mengganggu privasi teman-teman kita. Kirimkanlah pesan kita ke mailing list yang sesuai dengan tema pesan kita. Kalau tidak ketemu mailing list yang cocok, buat saja mailing list sendiri, lalu undang teman-teman kita untuk bergabung. Cara lain yang lebih baik adalah dengan membuat website atau blog. Tulisan-tulisan kita di website bisa kita kontrol sepenuhnya. Setiap saat kita mengedit atau menghapus tulisan kita di blog, suatu kelebihan yang tidak bisa didapatkan di mailing list.

3Jangan mengumbar alamat email.

Alamat email merupakan kebutuhan pokok kita di Internet. Ikut mailing list harus punya alamat email. Mendaftar Multiply juga harus punya alamat email. Oleh karena itu, kita harus menjaga alamat email kita agar tidak kemasukan email-email yang tidak berguna. Salah satu pantangan adalah mengumbar alamat email di tempat-tempat terbuka, entah itu forum, mailing list, blog, dan lain-lainnya. Bahkan di tempat-tempat offline juga sebaiknya dihindari, seperti iklan di media massa, kartu nama, papan pengumuman, dan sebagainya. Sebab, dengan menampakkan alamat email ke banyak orang yang tidak semuanya kita kenal, akan mengundang para pengirim email iseng yang akan mengirimi kita pesan yang tidak kita kehendaki. Jelasnya, spam. Spam yang sedikit itu bisa merepotkan, apalagi kalau spamnya banyak setiap hari. Masih mending kalau penyedia jasa email kita memiliki perlindungan spam yang baik dan menyediakan kuota yang besar. Kalau tidak, mailbox kita bisa penuh dan itu berisiko kita kehilangan informasi berharga dari pengirim yang benar.

Kalaupun kita terpaksa harus memberitahukan alamat email ke teman-teman kita di Internet, sebaiknya samarkan format penulisan alamat tersebut. Misalnya, “ahmad@myserver.com” menjadi “ahmad at myserver dot com”. Bila perlu, jadikan lebih nyeleneh, misalnya “ahmad <et> myserver <dhot> com”. Atau berupa gambar seperti .
Kenapa harus begitu? Ketahuilah bahwa ada yang namanya software penyedot alamat email yang dalam satu kali klik bisa menjelajah ke mana-mana untuk menghimpun alamat-alamat email di Internet. Salah satunya yang pernah saya pakai adalah Advance Email Extractor (AEE Pro). Software semacam itu lazim digunakan oleh para pelaku bisnis jaringan (MLM dll.) yang mencari mitra bisnis di Internet. (Mengenai MLM, baca juga 10 Kebohongan MLM.) Nah, cara untuk menghindari penyedotan adalah dengan menyamarkan alamat email, karena software tersebut hanya menyedot alamat email yang ditulis dengan format reguler.

Kalau tidak boleh mengumumkan alamat email, lantas bagaimana agar orang bisa menghubungi kita? Ini 2009, Bung dan Nona. Saaangat banyak cara agar orang bisa menghubungi tanpa orang harus tahu alamat email kita. Membuat website atau blog sangatlah mudah. Contohnya Multiply. Tidak suka website atau blog, barangkali bisa pakai jejaring sosial yang sederhana. Contoh yang paling populer sekarang adalah Facebook. Waktu memberitahukan alamat Facebook kita ke teman-teman, jangan sebutkan alamat email, tapi sebutkan URL kita. Apalagi sekarang Facebook sudah memungkinkan penggunanya membuat username, penyebutan URL menjadi lebih mudah.
Kalau saya, menyadari tidak semua orang suka Multiply, menyediakan link ke berbagai alamat di mana orang bisa menghubungi saya. Lihat saja di http://ahmadabdulhaq.multiply.com/tag/saya di luar mp.
Mengatasi spam di website atau jejaring sosial jauh lebih mudah daripada mengatasi spam di email. Kalau website, sekali diblokade (block), spammer tidak akan bisa datang lagi. Sedangkan di email, blok alamat email atau penandaan sebagai spam biasanya hanya membelokkan email dari mailbox ke folder spam. Tetap saja kuota email terpakai.

Nah sekarang, kalau mengumbar alamat email sendiri saja tidak boleh, apalagi mengumbar alamat email orang lain. Jangan sampai. Kasihan teman yang kita umbar alamat emailnya menuai spam akibat ulah kita.